Expense note submission start page

• What do I need to do? Enter the expense note and submit by filling out all mandatory fields (optional fields if desired). Make sure you select the corresponding form for either Randstad Professionals or Randstad Digital(!). Filling out the wrong form makes the request invalid!

• What will happen next? Depending on which type of approval is needed?

  • • No client approval needed: You get a confirmation of the submitted form, the manager receives a link to approve or reject the request

    • Signed client approval needed (only randstad digital): you will receive a mail with pdf to sign and proof in attachment. It is your responsibility to get the document signed, and get it deliverd to your manager.

    • Client email approval needed: you and the client receive an email. The client is asked to send the expense result (approval/rejection) to the manager which address is included in the message.

• How do I know the result? When the expense note is treated by the manager, you will receive a mail with the result. 

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• Qu'est-ce que je dois faire? Saisissez la note de dépenses et soumettez-la en remplissant tous les champs obligatoires (champs facultatifs si vous le souhaitez). Assurez-vous de sélectionner le formulaire correspondant soit pour Randstad Professionals, soit pour Randstad Digital (!). Remplir le mauvais formulaire rend la demande invalide !

• Que va-t-il se passer ensuite? Selon quel type d’approbation est nécessaire ?

  • • Aucune approbation du client n'est nécessaire : vous obtenez une confirmation du formulaire soumis, le responsable reçoit un lien pour approuver ou rejeter la demande

    • Approbation signée du client requise (uniquement randstad digital) : vous recevrez un mail avec pdf à signer et preuve en pièce jointe. Il est de votre responsabilité de faire signer le document et de le remettre à votre responsable.

    • Approbation par e-mail du client requise : vous et le client recevez un e-mail. Il est demandé au client d'envoyer le résultat de la dépense (approbation/rejet) au responsable dont l'adresse est indiquée dans le message.

• Comment puis-je connaître le résultat ? Lorsque la note de frais est traitée par le manager, vous recevrez un mail avec le résultat. 

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• Wat dien ik te doen? vul de expense request in door alle verplichte velden in te vullen (optionele velden indien gewenst). Zorg ervoor dat u het juiste formulier selecteert voor Randstad Professionals of Randstad Digital (!). Het invullen van het verkeerde formulier maakt de aanvraag ongeldig!

• Wat volgt er dan? Afhankelijk van het type goedkeuring dat vereist is:

  • • Er is geen goedkeuring van de klant nodig: u krijgt een bevestiging van het ingediende formulier, de manager ontvangt een link om de aanvraag goed te keuren of af te wijzen

    • Ondertekende goedkeuring van de klant vereist (alleen Randstad Digital): u ontvangt een e-mail met in bijlage een pdf-bestand ter ondertekening en dit dient aan de TM teruggestuurd te worden na ondertekening. Het is uw verantwoordelijkheid om het document te laten ondertekenen en aan uw talent manager te bezorgen.

    • Goedkeuring per e-mail van klant vereist: u en de klant ontvangen een e-mail. De klant wordt verzocht het resultaat van de declaratie (goedkeuring/afkeuring) te sturen naar de talent manager wiens adres in het bericht staat vermeld.

• Hoe kan ik het resultaat weten? Wanneer de onkostennota door de manager is verwerkt, ontvangt u een e-mail met het resultaat.

As manager, you will receive an email when a request has been submitted. Depending on the approval requirement of the request, you need to take action:

• No approval of the customer needed --> you can treat the request immediately by followin the link in the email.

• email approval of the client is needed --> as soon as the customer has approved the request by email, you can treat the request by clicking on the link in the email. 

• written approval needed (only Randstad Digital) --> the requester has received a pdf to print an have signed by the customer. The requester is responsible for getting the document signed. If you receive the document, you can treat the request by clicking the link in the email.

important note: the link between request and approval is made by a unique field that is auto-completed in the approval form. don't ever change or remove this value (it is clearly mentioned on the form). If that field is altered, the expense note becomes invalid.

Once the approval process is completed, the data is copied to start the HR & payment process.